2022年電子帳簿保存〜タイムスタンプと検索機能〜

         

こんにちわsunです😁

本日は2022年電子帳簿保存法で求められる「タイムスタンプと検索」についてまとめさせて頂きました。
この記事がこれから起業しよう、副業始めようという方への力になれれば幸いです。
それではいってみましょう！

1. 電子データの保存のルール
2. タイムスタンプとは
3. 検索機能とは
4. まとめ

電子データの保存のルール

前回の記事で2022年電子帳簿保存法の改正にともない、全事業者に「電子取引」における帳簿のデータ保存が義務付けられるとお伝えしました。

今回はさらに保存におけるルールについて、お伝えしたいと思います😁

「えっ❗️️保存のルール❓❓❓データでパソコンやスマホに保存してるだけじゃだめなの❗️❓め、めんどくさーーいっ😭😭😭💦」
と残念な気持ちでいっぱいになった皆さん、安心してください。
私も同じ気持ちです😂

なるべく簡単にお伝えできればと思いますので、ぜひ最後まで読んでいただければと思います。

保存のルールとは「真実性の確保」「可視性の確保」になります。

うーん、分かりづらい言い回しですね😓
これは言い換えると、

「真実性の確保＝この書類って金額とか変えたりしてないよね？もしくは架空の領収書とかじゃないって証明できる？」

「可視性の確保＝この金額を証明する領収書とかってどこにある？すぐみれる？すぐ提出できる？」

という感じです。（ざっくりです😂）

これらのルールの確保のため、求められる方法が
「真実性の確保＝タイムスタンプ」
「可視性の確保＝検索機能」
になります。

はい❗️
そこでもう一点重要なお知らせがあります。
保存のルールですが例外があるんです❗️

それは「前前年度の売上高1000万円以下の事業者は検索機能がなくてもいい」ということです。

これは下記の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 問34」に記載されていますので当てはまる方はぜひ一度
ご確認ください😁

リンクを貼っておきますね。
「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～」

では、ひき続きタイムスタンプと検索機能についてお伝えします！

タイムスタンプとは

タイムスタンプとはなんでしょうか？
自分でファイル名に日付など入れればいいのかな🤔
と、聞き慣れなかった私は思ってしまったのですが全く違いました😅💦

下図の認定マークを持った事業者が発行するものを「タイムスタンプ」と言います。

個人ですぐに押せるものではないんですね😅

じゃあ、タイムスタンプを使えるように契約をしなくてはいけないのでしょうか？？
「えーっ❗️また出費がかさむのーー❗️❓😭」
と、焦ってしまいますが大丈夫です❗️❗️

経費がかからないように、事業者ごとに「事務処理規定」を設けることでタイムスタンプの代わりとすることが認められています。
国税庁がサンプルを用意してくれていますので下記にリンクを貼っておきますね😁
「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」

使い方としては、「取引情報訂正・削除申請書」のフォーマットを作り、訂正や削除をした場合は文面にあるような1~8の項目を記載して保存しておくようです😁

検索機能とは

次に検索機能をつけるとはどういうことがご説明いたします。
下図の保存ルールの要件を見ると、下記の条件で税務監査の時に指定された書類データを取り出せるような機能が求められるということです。

1．「取引年月日」or「取引金額」or「取引先」
2．「取引年月日」or「金額の指定範囲」
3．上記項目のうち２つ以上、どの組み合わせでも検索できる

ただし、こちらにおいても例外があります。
税務職員にデータをわたせる状態であれば「2」「3」の検索条件はできなくてもいいと記載されています😁
具体的な方法としては下図に記載してくれています。
・ファイルの保存名を「取引年月日」+「取引先」+「取引金額」にする。

（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問33より）

またデータをすぐに見せたり、提出できるようにPCなどのフォルダにまとめておくと良いでしょう。

まとめ

それではまとめです❗️

・電子取引データの保存方法では、「タイムスタンプ（もしくは事務処理規定）」
「ファイルの検索機能」が必要。

・前前年度の売上高が1000万円以下の事業者は検索機能は必要ない。

本日も読んでくださりありがとうございました。
皆さんの新しい事業のスタートに少しでもお役立てできれば幸いです！

ではまた他の記事でお会いしましょう😁

dan＆sun